Fery Feriyanto: Audit Menggunakan MS Excel

Di DJP kemampuan untuk menggunakan spreadsheet merupakan hal mutlak, walaupun masih ada yang menggunakan spreadsheet buatan non Microsoft, seperti Lotus, Quatro Pro atau Open Office, namun mungkin Cuma 1-2 orang saja. Hal ini dikarenakan juga karena Microsoft Office sudah terinstall di setiap komputer kantor yang digunakan dalam pekerjaan sehari2.
Sekarang Microsoft Office sudah mencapai versi 14 atau biasa disebut Office 2010. Yang secara prinsip tidak berbeda jauh dengan Office 2007 yang kita pakai sekarang dalam module ini. Berbeda dengan Office 2003 yang baik secara interface/penampilan maupun Format file yang sangat berbeda walaupun tetap kompatibel. Oleh karena itu sebenarnya bagi yang sudah memakai Office 2010 tetap bisa mengikuti module ini tanpa masalah. Namun bagi yang masih memakai Office 2003 mau nggak mau harus install Office yang terbaru (2007/2010)
TABK di DJP biasa menggunakan Audit Software seperti ACL, IDEA, maupun Sesam. Memang software2 diatas sangatlah powerfull karena memang dirancang untuk audit sementara excel tidak. Namun dengan sedikit Kreatifitas maka excel akan menjadi salah satu audit software yang juga ampuh. Jika software-software diatas harus dibeli dengan harga yang mahal sehingga mungkin tidak semua kantor memilikinya, atau kalaupun memiliki hanya dalam jumlah yang sangan terbatas tidak sebanding dengan jumlah auditornya, sementara excel sudah terinstall di setiap komputer kantor
Jadi kesimpulannya, Keuntungan menggunakan Excel sebagai Audit Software adalah

Sudah tersedia/ ter-install disetiap Komputer auditor
Auditor sudah terlatih untuk menggunakannya dalam menyelesaikan pekerjaannya sehari2 jadi diperlukan learning time yang lebih sedikit
Dokumentasi ataupun Tutorial tersebar dimana2 di internet ataupun di toko2 buku, bandingkan dengan buku tentang ACL, IDEA ataupun SESAM
Memiliki fungsi/ Kemampuan yang sangat besar karena tidak dirancang hanya untuk audit software, sehingga secara kasar bisa dikatakan bahwa semua fungsi/ kemampuan audit software bisa dikerjakan oleh Excel hanya lebih berliku2 caranya. Sehingga kita bisa menambah/merancang sendiri fungsi/ kemampuan tanpa harus menunggu update software

Namun tetap ada kelemahan2 dari Excel, yaitu antara lain:

Hanya dapat memproses max 1 juta baris/record data per worksheet/lembar kerja, jumlah tersebut terlalu kecil dibandingkan dengan data yang kita peroleh dari perusahaan2 besar. Walaupun data bisa kita bagi2 misalnya perbulan atau per lokasi tetap akan menyulitkan kita. Apalagi komputer memproses data spreadsheet dengan data Database (yang merupakan format data bagi sebagian besar Audit software) berbeda. Apabila kita membuka 1 juta record maka memori kita akan diisi oleh 1 juta record, sedangkan Database hanya akan membuka sebagian data yang diperlukan/ ditampilkan saja. Hal ini akan membuat komputer kita macet jika file yang kita buka berukuran besar
Tidak mendokumentasikan langkah2 yang sudah kita lakukan terhadap kertas kerja kita, tidak ada logs yang berguna untuk referensi berikutnya serta buat dokumentasi/arsip
Data bisa secara tidak sengaja berubah, yang akan mengurangi kevalidan/ sahnya data dipembuktian
Hanya bisa memproses sebagian tipe data yang ada di dunia, contohnya EBCIDIC (data dari IBM Mainframe) tidak bisa diproses oleh Excel
Kesulitan dalam Relate, Join, Merge (perlu lebih banyak langkah)
Kesulitan dalam Batch Proses, Jika di Audit Software untuk melakukan audit yang sama untuk periode yang berbeda bisa dilakukan dengan Batch/Template

Apa yang Audit Software lakukan dan Excel bisa

Audit Test terdiri dari dua jenis test yaitu

Analytical Tests
Data Management/Analysis Reports

A. Analytical Tests - evaluations of financial information made by a study of plausible relationships among both financial and non-financial data to assess whether account balances appear reasonable (AICPA, SAS 56)
Terdiri dari :

Horizontal Analysis
Vertical Analysis
Ratios
Trend Analysis
Performance Measures
Statistics
Stratifications
Aging
Benford’s Law
Regression
Monte Carlo Simulation

B. Data Management/Analysis Reports
Data management/analysis reports are those that are run with common audit software yet many can be executed with database management software. These reports are further clarified with specific tests as explained in Chapter 5 of this document.

Terdiri dari:

Konversi/ Import

Mengimport dari format data apa saja ke format file software audit

Proteksi data

Mencegah perubahan data source

Logs

Mencatat setiap langkah2 yang kita lakukan di software audit

Append / Merge

Menggabungkan 2 atau lebih files yang memiliki field/kolom yang identik menjadi satu file. Contohnya menggabungkan ledger dari tiap cabang, atau menggabungkan 12 bulan file GL.

Calculated Field/ Functions

Membuat kolom virtual/ kolom baru yang berisi perhitungan dari kolom2 yang sudah ada. Misalnya membuat field/kolom Net yang berisi Debet – Kredit, atau Net Payroll yang berasal dari Penghasilan Kotor dikurangi pajak.

Cross Tabulate

Cross Tabulate menjadikan kita bisa menganalisa suatu tabel baik secara vertikal maupun horizontal, misalnya membuat summary tentang GL, ditampilkan perbulan (horizontal) dan Per Nomor Account (Vertikal) serta diberikan filter misalnya hanya Account2 Profit and Balance saja.

Duplicates

MengIdentifikasi record/ Informasi yang double, misalnya Nomor Invoice double di Account Penjualan, dll.

Extract/Filter

Extracts merupakan prosedur untuk memindahkan data tertentu ke file lain, bisa difilter dengan fungsi IF atau WHERE, Misalnya membuat file Profit Balance saja dari tabel GL.

Export

Export menyalin data atau sebagian data ke format diluar excel, misalnya ke DBF, TXT, atau lainnya. Data bisa difilter terlebih dahulu

Gaps

Gaps berguna untuk mencari celah antara 2 data, misalnya adakah Nomor Invoice yang loncat/tidak urut.

Index / Sort

Mengurutkan file berdasarkan field tertentu. Di Excel 2007 bisa sampai 64 field

Join / Relate

Menggabungkan 2 tabel yang berbeda menggunakan field kunci, menambahkan field yang tidak dimiliki satu tabel dari tabel yang direlate, misalnya menambahkan nama dan alamat customer di tabel invoice berdasarkan No Customer.