Audit Menggunakan MS Excel

Di DJP kemampuan untuk menggunakan spreadsheet merupakan hal mutlak, walaupun masih ada yang menggunakan spreadsheet buatan non Microsoft, seperti Lotus, Quatro Pro atau Open Office, namun mungkin Cuma 1-2 orang saja. Hal ini dikarenakan juga karena Microsoft Office sudah terinstall di setiap komputer kantor yang digunakan dalam pekerjaan sehari2.
Sekarang Microsoft Office sudah mencapai versi 14 atau biasa disebut Office 2010. Yang secara prinsip tidak berbeda jauh dengan Office 2007 yang kita pakai sekarang dalam module ini. Berbeda dengan Office 2003 yang baik secara interface/penampilan maupun Format file yang sangat berbeda walaupun tetap kompatibel. Oleh karena itu sebenarnya bagi yang sudah memakai Office 2010 tetap bisa mengikuti module ini tanpa masalah. Namun bagi yang masih memakai Office 2003 mau nggak mau harus install Office yang terbaru (2007/2010)
TABK di DJP biasa menggunakan Audit Software seperti ACL, IDEA, maupun Sesam. Memang software2 diatas sangatlah powerfull karena memang dirancang untuk audit sementara excel tidak. Namun dengan sedikit Kreatifitas maka excel akan menjadi salah satu audit software yang juga ampuh. Jika software-software diatas harus dibeli dengan harga yang mahal sehingga mungkin tidak semua kantor memilikinya, atau kalaupun memiliki hanya dalam jumlah yang sangan terbatas tidak sebanding dengan jumlah auditornya, sementara excel sudah terinstall di setiap komputer kantor
Jadi kesimpulannya, Keuntungan menggunakan Excel sebagai Audit Software adalah

• Sudah tersedia/ ter-install disetiap Komputer auditor
• Auditor sudah terlatih untuk menggunakannya dalam menyelesaikan pekerjaannya sehari2 jadi diperlukan learning time yang lebih sedikit
• Dokumentasi ataupun Tutorial tersebar dimana2 di internet ataupun di toko2 buku, bandingkan dengan buku tentang ACL, IDEA ataupun SESAM
• Memiliki fungsi/ Kemampuan yang sangat besar karena tidak dirancang hanya untuk audit software, sehingga secara kasar bisa dikatakan bahwa semua fungsi/ kemampuan audit software bisa dikerjakan oleh Excel hanya lebih berliku2 caranya. Sehingga kita bisa menambah/merancang sendiri fungsi/ kemampuan tanpa harus menunggu update software

Namun tetap ada kelemahan2 dari Excel, yaitu antara lain:

• Hanya dapat memproses max 1 juta baris/record data per worksheet/lembar kerja,  jumlah tersebut terlalu kecil dibandingkan dengan data yang kita peroleh dari perusahaan2 besar. Walaupun data bisa kita bagi2 misalnya perbulan atau per lokasi tetap akan menyulitkan kita. Apalagi komputer memproses data spreadsheet dengan data Database (yang merupakan format data bagi sebagian besar Audit software) berbeda. Apabila kita membuka 1 juta record maka memori kita akan diisi oleh 1 juta record, sedangkan Database hanya akan membuka sebagian data yang diperlukan/ ditampilkan saja. Hal ini akan membuat komputer kita macet jika file yang kita buka berukuran besar
• Tidak mendokumentasikan langkah2 yang sudah kita lakukan terhadap kertas kerja kita, tidak ada logs yang berguna untuk referensi berikutnya serta buat dokumentasi/arsip
• Data bisa secara tidak sengaja berubah, yang akan mengurangi kevalidan/ sahnya data dipembuktian
• Hanya bisa memproses sebagian tipe data yang ada di dunia, contohnya EBCIDIC (data dari IBM Mainframe) tidak bisa diproses oleh Excel
• Kesulitan dalam Relate, Join, Merge (perlu lebih banyak langkah)
• Kesulitan dalam Batch Proses, Jika di Audit Software untuk melakukan audit yang sama untuk periode yang berbeda bisa dilakukan dengan Batch/Template

Apa yang Audit Software lakukan dan Excel bisa

Audit Test terdiri dari dua jenis test yaitu

1. Analytical Tests
2. Data Management/Analysis Reports

A.  Analytical Tests - evaluations of financial information made by a study of plausible relationships among both financial and non-financial data to assess whether account balances appear reasonable (AICPA, SAS 56)
Terdiri dari :

1. Horizontal Analysis
2. Vertical Analysis
3. Ratios
4. Trend Analysis
5. Performance Measures
6. Statistics
7. Stratifications
8. Aging
9. Benford’s Law
10. Regression
11. Monte Carlo Simulation

B.  Data Management/Analysis Reports
Data management/analysis reports are those that are run with common audit software yet many can be executed with database management software. These reports are further clarified with specific tests as explained in Chapter 5 of this document.

Terdiri dari:

• Konversi/ Import

Mengimport dari format data apa saja ke format file software audit

• Proteksi data

Mencegah perubahan data source

• Logs

Mencatat setiap langkah2 yang kita lakukan di software audit

• Append / Merge

Menggabungkan 2 atau lebih files yang memiliki field/kolom yang identik menjadi satu file. Contohnya menggabungkan ledger dari tiap cabang, atau menggabungkan 12 bulan file GL.

• Calculated Field/ Functions

Membuat kolom virtual/ kolom baru yang berisi perhitungan dari kolom2 yang sudah ada. Misalnya membuat field/kolom Net yang berisi Debet – Kredit, atau Net Payroll yang berasal dari Penghasilan Kotor dikurangi pajak.

• Cross Tabulate

Cross Tabulate menjadikan kita bisa menganalisa suatu tabel baik secara vertikal maupun horizontal, misalnya membuat summary tentang GL, ditampilkan perbulan (horizontal) dan Per Nomor Account (Vertikal) serta diberikan filter misalnya hanya Account2 Profit and Balance saja.

• Duplicates

MengIdentifikasi record/ Informasi yang double, misalnya Nomor Invoice double di Account Penjualan, dll.

• Extract/Filter

Extracts merupakan prosedur untuk memindahkan data tertentu ke file lain, bisa difilter dengan fungsi IF atau WHERE, Misalnya membuat file Profit Balance saja dari tabel GL.

• Export

Export menyalin data atau sebagian data ke format diluar excel, misalnya ke DBF, TXT, atau lainnya. Data bisa difilter terlebih dahulu

• Gaps

Gaps berguna untuk mencari celah antara 2 data, misalnya adakah Nomor Invoice yang loncat/tidak urut.

• Index / Sort

Mengurutkan file berdasarkan field tertentu. Di Excel 2007 bisa sampai 64 field

• Join / Relate

Menggabungkan 2 tabel yang berbeda menggunakan field kunci, menambahkan field yang tidak dimiliki satu tabel dari tabel yang direlate, misalnya menambahkan nama dan alamat customer di tabel invoice berdasarkan No Customer.

• Sample

Membuat data random untuk pengujian sampel.

• Summarize

Mengakumulasikan field2 untuk mencari jumlahnya

Tampilan Interface Excel dibandingkan software audit lainnya

Tampilan Microsoft Excel 2007

Tampilan Sesam 7

Tampilan ACL 9

IDEA




sumber : http://eoditor.com/tabk-dengan-excel-2007-edisi-2/bab-i-pengenalan-microsoft-excel/mengapa-menggunakan-microsoft-excel-2007/

AUDIT SISTEM INFORMASI DAN APLIKASI

Pada dasarnya, Audit dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu Pengendalian Aplikasi (Application Control) dan Pengendalian Umum (General Control). Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang diguna-kan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara, tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data di-input secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan.

Dalam audit terhadap aplikasi, biasanya, pemeriksaan atas pengendalian umum juga dilakukan mengingat pengendalian umum memiliki kontribusi terhadap efektifitas atas pengendalian-pengendalian aplikasi.

Dalam praktiknya, tahapan-tahapan dalam audit system informasi tidak berbeda dengan audit pada umumnya. Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan, mutlak perlu dilaku-kan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa. Di samping, tentunya, auditor dapat memastikan bahwa qualified resources sudah dimiliki, dalam hal ini aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik ( best practices ). Tahapan perencanaan ini akan menghasilkan suatu pro-gram audit yang didesain sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten, serta dapat dise-lesaikan dalam waktu sesuai yang disepakati.

AUDIT SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Audit merupakan sebuah kegiatan yang melakukan pemerikasaan untuk menilai dan mengevaluasi sebuah aktivitas atau objek seperti implementasi pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi yang pekerjaannya ditentukan oleh manajemen atau proses fungsi akuntansi yang membutuhkan improvement.

Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.
dimana Pengertian Audit itu sendri yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi.

AUDIT SISTEM INFORMASI

Merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak yang independen dan kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan sumber daya terkait, secara memadai telah dapat digunakan untuk:
a. melindungi asset.

b.    menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data. 

c.    menyediakan informasi yang relevan dan handal. 

d.    mencapai tujuan organisasi dengan efektif.

e.    menggunakan sumber daya dengan efisien.

Tujuan audit SIA adalah untuk meninjau dan mengevaluasi pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut.

Sifat Audit

Asosiasi akuntansi Amerika mendefinisikan auditing sebagai berikut :

a.    Auditing adalah sebuah proses sistemeatis untuk secara obyektif mendapatkan dan

    mengevaluasi bukti mengenai pernyataan perihal tindakan dan transaksi bernilai       

    ekonomi,  untuk memastikan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan 

    kriteria yang telah ditetapkan, serta mengkomunikasikan hasil-hasilnya pada para  

    pemakai yang berkepentingan.

b. Auditing membutuhkan pendekatan langkah per langkah yang dibentuk dengan

    perencanaan teliti serta pemilihan dan pelaksanaan teknik yang tepat dengan hati-hati.
c. Keterlibatan audit yaitu mengumpulkan, meninjau, dan mendokumentasikan bukti audit.

 

Pengauditan Dengan Menggunakan Komputer

Pendekatan ini menggunakan komputer (auditing with the computer) untuk tujuan pengerjaan tahap-tahap program audit yang terinci. Pendekatan ini juga digunakan untuk mengotomatisasi aspek tertentu dalam proses pengauditan. Komputer ditransformasikan pada audit scene selama mereka dapat mengerjakan jumlah fungsi audit, seperti pengujian pengendalian dan pengujian substantive. Auditor dapat menggunakan paket-paket spreadsheet excel, untuk menciptakan spreadsheet yang berisi laporan keuangan dari perusahaan yang diaudit. Pengembangan yang lain adalah template, efek program dan format on screen dengan menggunakan paket software spreadsheet. Template ini memungkinkan auditor untuk mengerjakan tugas yang sebelumnya dikerjakan secara manual.

Software Komputer

Audit Software, penggunaan software dalam melaksanakan audit dengan koputer dapat membantu dalam pengujian substantive catatan dan file perusahaan
Tipe software audit yang uama adalah GAS (Generalized Audi Software), yang terdiri dari satu atau lebih program yang applicable pada bernagai situasi audit pada suatu perusahaan.
ACL (Audit Comand Language) merupakan interaktif, yang menghubungkan user dengan computer. ACL membantu auditor untuk untuk menganalisis data klien dengan beberapa fungsi, misalnya attribute sampling, histogram generation, record aging, file comparation, duplicate checking, dan file printing. Yang relative powerful, fleksibel dan mudah dipelajari.sehingga auditor dapat memodifikasi program untuk situasi khusus.

SOFTWARE AUDIT YANG BEREDAR DIPASARAN, seperti :

1. IDEA (Interactive Data Analysis Software)

Merupakan software audit yang dapat digunakan untuk membuat rekonsiliasi, investigasi kecurangan, internal/operational audit, pemindahan file, mempersiapkan laporan manajemen dan analisis-analisis lainnya, termasuk menelusuri security log.
IDEA adalah software yang powerful dan mudah dioperasikan untuk membantu akunting dan professional keuangan meningkatkan keahlian auditing, mendeteksi kecurangan, dan memenuhi dokumen-dokumen standar. Software ini memungkinkan kita untuk mengimpor data dengan cepat, menyertakan, menganalisa, mengambil sample dan mengekstrak data dari berbagai macam sumber, termasuk laporan yang dicetak dari sebuah file.
Didesain oleh Akuntan untuk Akuntan, IDEA menawarkan sebuah tampilan antar muka yang intuitif termasuk fungsi point dan klik, menu bantuan, toturial dan multi tampilan. Dengan kemampuan ukuran file yang tak terbatas, IDEA dapat mengakses dan menganalisa data yang berukuran besar dalam beberapa detik saja, membebaskan anda untuk menganjurkan manajemen dalam proyek tambahan dan memberikan analisa yang mendalam.

2. APG (Audit Program Generator)

 

APG memungkinkan tim audit mempersiapkan daftar perencanaan audit mereka. APG memungkinkan tim audit untuk menambah, menghapus atau melakukan modifikasi item-item individual dalam daftar perencanaan audit untuk menyesuaikan antara pekerjaan auditor dengan keperluan klien mereka.

3. Microsoft Excel

    Microsoft Excel adalah program aplikasi yang cukup populer, yang dapat dipastikan ada pada setiap PC, terlepas dari apakah software tersebut asli atau bajakan.
Cara kerja audit berbantuan computer dengan Microsoft Excel sebenarnya hampir sama dengan software yang lain, yaitu setelah file data diimpor atau disalin, maka selanjutnya dapat dilakukan pengolahan/manipulasi data sesuai keperluan audit yang dilakukan, tentunya dengan menginputkan formula-formula yang diperlukan.
Sekalipun demikian, tetap harus diakui bahwa penggunaan Microsoft Excel untuk audit tetap memiliki kekurangan dibandingkan dengan paket software yang memang dikhususkan untuk audit. Hal ini karena file yang telah diimpor atau disalin bukanlah jenis file read only sehingga sangat rentan kesalahan yang diakibatkan kesalahan pengetikan dan pengeditan yang dilakukan. Keterbatasan lainnya adalah keterbatasannya dalam mengenali dan membaca file sumber data, jika dibandingkan dengan program seperti ACL dan IDEA yang mempunyai kemampuan membaca file dalam banyak tife/ekstensi.

4. AUDIT-Easy

 Adalah software yang digunakan untuk mengembangkan dan melakukan audit kepatuhan
 internal dan eksternal.

5. EZ-R Stats 

     Adalah software audit dengan salah satu kegunaan adalah Mengidentifikasi duplikasi 

     selisih-selisih, jumlah populasi, klasifikasi dan stratifikasi data, univariate statistik,

     menentukan ukuran sample, persentil/quartile, histogram dan lainnya.

6. QSAQ

Software ini digunakan untuk menjadwalkan, mengelola analisis dan mengadakan internal audit, penilaian, pengujian dan pemeriksaan. Software ini didesain untuk mengorganisasikan, melangsungkan, mendokumentasikan, dan melaporkan dalam internal audit dan eksternal audit.

7. Random Audit Assistant

Adalah software untuk mendapatkan sample audit yang valid dari batasan audit yang telah ditetapkan.

8. RAT-STATS

  Adalah paket software statistik yang didesain untuk membantu auditor dalam
  menetapkan sample audit secara acak dan mengevaluasi hasilnya.

9. Auto Audit

Software ini merupakan sistem informasi audit yang terintegrasi. Software ini memungkinkan departemen audit untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dalam satu database. Dengan fasilitas untuk menaksir risiko, perencanaan, penjadwalan, kertas kerja, dan lainnya, maka menggunakan software ini merupakan pilihan yang tepat untuk mengelola sebuah departemen audit.

10. GRC on Demand
Adalah software dengan kegunaan untuk manajemen pengendalian keuangan, otomatisasi audit, risiko manajemen, teknologi informasi pemerintahan.

Audit Operasional Atas Suatu SIA

Berbagai teknik dan prosedur yang digunakan dalam audit operasional hampir sama dengan yang diterapkan dalam audit sistem informasi dan keuangan.

a.  Perbedaan utamanya adalah bahwa lingkup audit sistem informasi dibatasi pada

     pengendalian internal, sementara lingkup audit keuangan dibatasi pada output sistem.

b.  Sebaliknya, lingkup audit operasional lebih luas, melintasi seluruh aspek manajemen

     sistem informasi.

c.  Tujuan audit operasional mencakup faktor-faktor seperti: efektivitas, efisiensi, dan

     pencapaian tujuan.

d.    Pengumpulan bukti mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :

• Meninjau kebijakan dokumentasi operasional 
• Melakukkan konfirmasi atas prosedur dengan pihak manajemen serta personil operasional

Sumber :

http://nunufitriani.blogspot.com/2011/11/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html